I.- SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

Le damos la bienvenida al sistema interno de información del Grupo Vilar Riba, formado por las empresas VILAR RIBA SAP, VILAR RIBA LEGAL SLUP, VIR AUDIT SLP, VILAR RIBA DATYA SL., VILAR RIBA & FABRA SLP Y VRB LABORAL SL.

En cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, las empresas del Grupo Vilar Riba hacen constar que cuentan con un Sistema Interno de Información, siendo VILAR RIBA LEGAL SLUP la responsable del tratamiento de los datos personales de conformidad con lo dispuesto en la legislación vigente en este ámbito.

Con el fin de fortalecer la cultura de la información y de las infraestructuras de integridad del Grupo y de fomentar la cultura de la comunicación como mecanismo de prevención de acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracciones en el ámbito del Derecho de la UE, infracciones penales o administrativas graves o muy graves, así como infracciones laborales en el ámbito de seguridad y salud en el trabajo, el Grupo cuenta con una persona Responsable de Cumplimiento Penal (RCP), que ha sido nombrada, también, persona Responsable del Sistema Interno de Información (RSIIF). Esta persona RCP/RSIIF es, actualmente, el responsable del área procesal del Grupo.[1]

Las referidas informaciones pueden hacerse llegar por cualquiera de los siguientes medios a la persona RCP/RSIIF:

–        Correo electrónico a la dirección: canaletic@vilarriba.com

–        Correo ordinario a la dirección: Calle Solsona, número 2, de Vic (Barcelona); a la atención de la persona RCP/RSIIF.

–        Mediante escrito entregado a la persona RCP/RSIIF.

–        En conversación telefónica con la persona RCP/RSIIF, al teléfono 938833212.

–        Solicitando visita presencial con la persona RCP/RSIIF, en el plazo máximo de siete días.

Las informaciones verbales recogidas a través de llamada telefónica o visita presencial deberán documentarse de alguna de las siguientes formas, previo consentimiento de la persona informante:

a)     mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o

(*) Se advertirá a la persona informante que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo con lo que establece el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.

b)    a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.

    (*) Sin perjuicio de los derechos que le corresponden con arreglo a la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá a la persona informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.

El Sistema Interno de Información del Grupo cumple con los requisitos del artículo 5.2 de la Ley 2/2023:

a) Permite que las personas a las que aplica la mencionada Ley (artículo 3) puedan comunicar informaciones, por varios medios, sobre las infracciones previstas en su artículo 2.

b) Se gestiona de forma segura, garantizando que las comunicaciones puedan tratarse de forma efectiva dentro de la organización, así como la confidencialidad de la identidad de la persona informante y de cualquier tercera persona mencionada en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de esta, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.   
c) Cuenta con un Protocolo que establece garantías para la protección de las personas informantes:

–        Justificante de recepción en el plazo de siete días naturales siguientes a la recepción de la información.

–   Plazo máximo de tres meses para dar respuesta a las actuaciones de la investigación, en los términos del artículo 9 de la Ley de referencia, cumplimentando y custodiando de forma diligente un Libro-Registro de Informaciones.

–        Posibilidad de mantener la comunicación con la persona informante.

–        Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser escuchada.

–       Garantía de confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a personal no responsable de su tratamiento, así como la obligación de que la persona que la reciba, la remita inmediatamente a la persona RCP/RSIIF.

–        Respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.

–        Respeto a las disposiciones sobre Protección de Datos (Título VI de la Ley de referencia).

–        Compromiso de remisión de la información la Ministerio Fiscal con carácter inmediato, cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.

  

II.- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

VILAR RIBA LEGAL, SLUP tratará los datos personales incluidos en las comunicaciones que se reciban y queden amparados por la Ley 2/2023, como responsable del tratamiento, con la finalidad de poder gestionarlas e iniciar, en su caso, el procedimiento de investigación correspondiente y adoptar las medidas correctoras que, en su caso, procedan.

La base jurídica del tratamiento será el cumplimiento de una obligación legal, derivada de la Ley 2/2023. Si la comunicación contiene datos de carácter especial, éstos solo se tratarán cuando resulte estrictamente necesario para la adoptación de medidas correctoras y/o el inicio del procedimiento de investigación correspondiente y/o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan de conformidad con la legislación vigente y, en estos casos, la base jurídica será el interés público esencial. El tratamiento de los datos personales será indispensable cuando sin ellos no se puedan cumplir los objetivos y las obligaciones que estipula la Ley 2/2023.

Los datos personales podrán ser tratados y cedidos por el personal de Grupo Vilar Riba autorizado para ello únicamente cuando resulte necesario para la investigación de infracciones en el ámbito del Derecho de la Unión Europea, infracciones penales o administrativas graves o muy graves, así como infracciones laborales en el ámbito de seguridad y salud en el trabajo, para la adopción de medidas correctoras, o bien para la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan. Asimismo, los datos personales podrán ser comunicados a terceros en caso de obligación legal, y podrán ser comunicados a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de la mencionada investigación.

Los datos personales se conservarán el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. En caso de que fuese oportuno adoptar medidas correctoras, los datos se conservarán durante todo el tiempo que dure la aplicación de estas medidas. Por otro lado, en el supuesto que fuese necesario iniciar la tramitación de procedimientos sancionadores o penales, los datos se conservarán durante todo el plazo que dure el procedimiento sancionador o penal.

En todo caso, si la decisión sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados no se adoptase en un plazo de tres meses, los datos personales contenidos en la comunicación se suprimirán, excepto aquellos datos que sea estrictamente necesario que se conserven bloqueados para mantener evidencia del funcionamiento del SIIF de conformidad con la Ley 2/2023.

También serán suprimidos aquellos datos personales que revelen conductas que no están incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, así como aquellos datos personales no considerados veraces, a excepción de que esta falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el cual se tramite el procedimiento judicial.

Por último, se hace constar que en cualquier momento la persona comunicante podrá solicitar al responsable del tratamiento, el acceso a sus datos personales, su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, u oponerse, así como el derecho a la portabilidad de los datos, enviando un escrito al domicilio postal Calle Solsona, número 2, de Vic (Barcelona) o al correo electrónico lopd@vilarriba.com. En caso de disconformidad con el tratamiento de sus datos, podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, organismo que ostenta la autoridad de control en la materia, ubicada en C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).

  

III.- NO REPRESALIA

Las empresas del Grup Vilar Riba se comprometen, respectivamente y expresamente, a no llevar a cabo actos constitutivos de represalia, incluidas amenazas o tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación de buena fe conforme a lo previsto en la Ley 2/2023, y en aplicar medidas de protección durante la tramitación de un expediente, respecto a las personas afectadas por una posible comunicación.

  

IV.- EXENCIÓN Y ATENUACIÓN DE LA SANCIÓN

Se informa a los efectos oportunos que, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 2/2023, cuando la persona que hubiera participado en la comisión de la infracción administrativa objeto de la información sea la que informe de su existencia mediante la presentación de la información (y siempre que ésta hubiera sido presentada con anterioridad a la que hubiera sido notificada la incoación del procedimiento de investigación o sancionador), el órgano competente para resolver el procedimiento, mediante resolución motivada, podrá eximir a la mencionada persona del cumplimiento de la sanción administrativa que le correspondiera siempre que resulten acreditados los extremos mencionados en el artículo 40 de la Ley de referencia.