Assolir l’excel·lència operacional en els processos administratius
Origen de la metodologia Lean
Es considera que actualment a les nostres empreses gairebé el 80% dels processos administratius són “muda”. En el món Lean, “muda” significa malbaratament, tota aquella tasca que consumeix recursos (temps, diners,…) i que realment no aporta cap valor als nostres clients.
Tot i que la filosofia o metodologia Lean va tenir el seu origen al Japó de la mà del sector de l’automòbil, i posterior desenvolupament als EUA (especialment amb Toyota), els seus principis s’estan replicant i implantant a gran velocitat en altres indústries i en totes les àrees o departaments de les empreses. Moltes companyies que ja han començat a aplicar Lean amb èxit en els seus processos industrials s’estan adonant que, per arribar a una excel·lència operacional del servei, de cara al client, cal aplicar Lean no només a l’àrea de producció, sinó en tots els processos.
Quins són els principis del Lean office?
Lean és la metodologia que, aplicant la millora contínua, identifica i elimina les “mudes” dels nostres processos per arribar a aconseguir la màxima satisfacció dels clients amb costos mínims i reduint al màxim els temps de lliurament.
Les empreses que han desenvolupat una cultura Lean s’identifiquen per tenir en comú uns mateixos principis bàsics. Fonamentalment, aquestes empreses han desenvolupat un ferm compromís de la direcció en recerca de la millora contínua, una manera de treballar per processos totalment estandarditzada i enfocada a objectius, i una presa de decisions basada en l’anàlisi de les dades i l’ús de les eines adequades, entre d’altres.
Com ajudarà la filosofia Lean en els nostres processos administratius?
El primer d’ells és la millora de resultats, i no només a curt termini, sinó també a mig i llarg termini. Un altre dels punts bàsics és que ens ajudarà en l’eliminació de “mudes”, és a dir, aquelles tasques o processos que no aporten valor. Al món Lean identifiquem vuit tipus de “mudes” que hem d’atacar. Si parlem d’entorns administratius o de Lean office, podem detectar “mudes” com: els interminables emails enviats amb còpia a múltiples persones, el desordre de material, tasques en espera de resolució, reunions improductives, ineficient gestió documental, trucades inoportunes , treballs duplicats o repetits, falta de control de les consultes o reclamacions, treballs defectuosos o mal realitzats que s’han de tornar a repetir,…
L’estandardització, un altre dels punts fonamentals que persegueix la filosofia Lean, ens ajudarà també a eliminar aquestes “mudes”. Resulta sorprenent veure com en moltes empreses, encara avui dia, un mateix treball o tasca pot ser realitzat de forma diferent per cadascuna de les persones que hi participen.
Una vegada ja comencem a treballar segons un enfoc Lean, tindrem al nostre abast múltiples eines. En funció del problema que haguem detectat o del procés de millora que vulguem implantar, utilitzarem la més adequada.
Potser la primera i més utilitzada en entorns administratius és l’aplicació de les 5S. Una oficina desorganitzada és una oficina ineficient. Les 5S és l’eina que permet organitzar i fixar els estàndards de treball a l’oficina. Però n’hi ha d’altres que ens permetran millorar el flux (d’una consulta, d’un projecte, d’un procés de facturació o reclamació,…)com el Kanban,o altres que ens ajudaran en la resolució de problemes, com l’A3; o sobre com estandarditzar i detectar “mudes” o aspectes de millora, com el VSM,etc,…
El camí a l’excel·lència operacional en les nostres empreses
El nostre consell és que les empreses que realment vulguin emprendre aquest camí facin primer un bon diagnòstic inicial, el que les portarà a definir un bon pla de treball o desenvolupament gràcies al qual, a través de petites fites, aniran assolint els resultats que els confirmaran que estan en el camí correcte cap a l’excel·lència operacional.
Quan haguem començat el nostre camí, observarem no només una reducció de costos, sinó que en aquest camí cap a l’excel·lència operacional estarem forjant els fonaments a mig i llarg termini de la nostra organització. Els nostres treballadors estan compromesos en que la millora és infinita (si no detectem “mudes” és que alguna cosa està fallant en el sistema), ens esforcem a trobar la veritable causa per proposar la solució correcta, tothom treballa de la mateixa manera i les propostes de millores i els indicadors ens donen la informació necessària en el moment precís (la qual cosa ens permetrà ser més àgils i adaptar-nos millor a les necessitats de mercat).
Si està interessat en millorar els processos administratius en la seva empresa sol·liciti més informació sobre els nostres cursos “Lean Office”.
